Manajemen dan Organisasi

PENGERTIAN DAN PERANAN MANAJEMEN

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal

Latar Belakang Sejarah manajemen

Latar Belakang Sejarah manajemen

1. Manajemen Kuno

Mesir (piramid) and China (Tembok Besar China)

Bangsa Venesia (lini perakitan kapal perang)

2. Adam Smith

Mempublikasi “The Wealth of Nations” pd tahun 1776

Pendukung  konsep pembagian/spesialisasi kerja (division of labor: job specialization) untuk meningkatkan produktivitas pekerja

3. Revolusi Industri

Mengganti tenaga manusia dg tenaga mesin

Menciptakan organisasi besar berdasarkan kebutuhan  manajemen

FUNGSI DAN PROSES MANAJEMEN

Fungsi-fungsi manajemen adalah kegiatan kerja manajer dalam merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi dan mengawasi.  Proses manajemen adalah serangkaian keputusan dan kegiatan kerja yang terus menerus dimana manajer terlibat sewaktu mereka merencana, mengorganisasi, mengarahkan, mengkordinasi dan mengawasi .      

CIRI-CIRI MANAJER PROFESIONAL

Profesional diartikan sebagai ciri-ciri kekuatan yang dimiliki seseorang berupa keahlian, kompetensi, kerja efisien, keterampilan, kualifaid-pandai, berpengalaman, dan sifat  mengagumkan.  Dalam konteks SDM,  manajemen profesional adalah pelaksanaan fungsi-fungsi tersebut dalam pengembangan mutu SDM secara profesional. Lawannya adalah manajemen amatiran yang ciri-cirinya bertentangan dengan ciri-ciri manajemen profesional. 

Ciri-ciri manajemen profesional dalam pengembangan mutu SDM dapat dilihat dari sisi operasional dan  manajerial yakni:

1.     Berbudaya korporat: transparansi, independensi,  responsif, akuntabilitas, dan kejujuran.

2.      Dukungan manajemen puncak.

3.     Bermanfaat untuk kepentingan internal dan juga eksternal organisasi.

4.     Berorientasi   ke masa depan dengan pendekatan holistik.5)        Berdimensi jangka panjang dan bersinambung.

5.       Sistem nilai-prinsip efisiensi dan efektivitas.

6.      Dilakukan secara terencana/terprogram.        

7.      Monitoring dan evaluasi serta umpan balik.

8.      Dilakukan oleh pelaku dan tentunya pimpinan unit yang memiliki:

a.      kompetensi atau keakhlian dan pengalaman panjang di bidangnya.

b.      sifat haus pada tantangan-tantangan     

c.       sikap dan ketrampilan inovatif, kreatif, inisiatif dan efisien.

d.      integritas tinggi.

e.      sifat menghargai profesi lain

f.        sifat yang selalu siap menghadapi setiap resiko.

g.      bertanggungjawab atas setiap kata dan perbuatannya.10)   

9.      Penggunaan teknologi tepatguna.

10.  Kepemimpinan dalam membangun komitmen.

11.  Partisipasi aktif semua anggota.

12.  Kerjasama Tim.

13. Pemberian penghargaan pada tiap karyawan yang berprestasi (kompensasi termasuk peluang pendidikan-pelatihan lanjutan dan promosi karir).

14.  Persuasi pada karyawan yang kurang berprestasi untuk menjadi yang terbaik melalui konsultasi-bimbingan dan pendidikan-pelatihan bersinambung. Sumber: Sjafri Mangkuprawira dan Aida Vitayala Hubeis, 2007, Manajemen Mutu SDM,PT Ghalia Indonesia.

KETRAMPILAN MANAJEMEN YANG DIBUTUHKAN

Berkaitan Dengan Hubungan Antar Pribadi

a. Pemimpin Lambang (Figurehead) Kepala Simbolis ; diperlukan untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat legal dan sosial

b. Pemimpin (Leader)

Bertanggung jawab untuk memotivasi dan mengaktifkan bawahan ; bertanggung jawab untuk mengisi posisi yang kosong (staffing), melatih dan tugas-tugas yang terkait

c. Penghubung (Liaison)

Memelihara suatu jaringan kontak luar yang berkembang sendiri yang memberikan dukungan dan informasi

Berkaitan dengan Informasi

a.        Pemantau (Monitor)

Sebagai pusat saraf

b.      Penyebar (Dissiminator)

Meneruskan informasi yang diterima dari orangluar atau dari bawahan kepada anggota organisasi

c. Jurubicara (Spokesperson)

Meneruskan informasi kepada orang luar mengenai rencana, kebijakan, tindakan dan hasil organisasi

Berkaitan dengan Pengambilan Keputusan

a. Wirausaha (Entrepreneur)

Mencari kesempatan dalam organisasi dan lingkungannya serta memprakarsai “proyek-proyek perbaikkan” untuk menimbulkan perubahaninformasi internal dan eksternal tentang organisasi

a.       Pengendali Gangguan (Disturbance Handler)

Bertanggung jawab atas tindakan korektif bila organisasi menghadapi gangguan mendadak dan penting

b.      Pengalokasi Sumber Daya (Resource Allocator)

Bertanggung jawab terhadap alokasi segala sumber daya organisasi

c.       Perunding (Negotiator)

Mewakili organisasi pada perundingan-perundingan utama

DEFINISI ORGANISASI

Menurut Boone dan Katz organisasi adalah :

Suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan dari definisi dapat disimpulkan bahwa organisasi mencakup 3 elemen pokok :

a. Interaksi manusia

b. Kegiatan yang mengarah pada tujuan

c. Struktur organisasi itu sendiri

PENTINGNYA MENGENAL ORGANISASI

Kita selalu berkaitan dengan organisasi, tim olah raga dan organisasi sosial, kelompok keagaamaan, bahkan kelompok binatang pun ada, seperti lebah, semut, rayap. Perusahaan kecil, fungsi pengorganisasian sederhana, misal : toko kelontong, manajer-pemilik toko mempekerjakan beberapa orang ; melayani pembeli, membersihkan, mengatur barang, serta menjaga toko.

BENTUK-BENTUK ORGANISASI

Organisasi Lini

Garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dan bawahan
Ciri-cirinya :

·         Jumlah karyawan sedikit

·         Manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana

·         Sarana dan alatnya terbatas

·         Hubungan atasan dan bawahan bersifat langsung

·         Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik Perusahaan adalah top manager

ORGANISASI FUNGSIONAL

Wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus Ciri-cirinya :

·         Organisasi kecil

·         Terdapat kelompok kerja staf ahli

·         Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

·         Target yang hendak dicapai jelas dan pasti

·         Pengawasan ketat

ORGANISASI GARIS DAN STAFF

Pelimpahan wewenang secara vertikal dari pimpinan ke kepala bagian dibawahnya serta masing-masing pejabat, manajer ditempatkan satu atau pejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasihat, misal : kearsipan, keuangan, personel

Ciri-cirinya :

·         Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya langsung

·         Karyawan banyak

·         Organisasi besar

Ada 2 kelompok kerja organisasi sehingga ditekankan adanya spesialisasi :

·         Personel Lini

·         Personel Staff

Organisasi Fungsional dan Garis

Wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian dibawahnya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.

Ciri-cirinya :

·         Tidak tampak pembedaan tugas pokok dan bantuan

·         Spesialisasi praktis pada pejabat fungsional

·         Pembagian kerja dan pelimpahan wewenang tidak

·         membedakan perbedaan tingkat eselon

Organisasi Matrik

Disebut juga sebagai Organisasi Manajemen Proyek yaitu penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang punya ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan proyek yang harus diselesaikan.

Organisasi Komite

Tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh kelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan plurastic manajemen.Terdiri dari :

·         Executive Committe (Pimpinan Komite)

Anggotanya mempunyai wewenang lini

·         Staff Committe

Orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staf 

Prinsip-Prinsip Organisasi

Berkaitan dengan pembentukan atau penyusunan suatu organisasi, maka perlu diperhatikan beberapa prinsip-prinsip atau asas organisasi. Diantaranya adalah:

• Perumusan Tujuan yang Jelas. Tujuan dan arah merupakan hal yang sangat penting dalam pembentukan suatu organisasi. Karena dari tujuan ini akan terlihat hasil yang akan dicapai baik itu secara fisik maupun non fisik.
• Pembagian kerja. Dalam pembentukan suatu organisasi harus terlihat dengan jelas akan pembagian kerja dari masing-masing unit (sub) organisasi, hal ini supaya tidak terjadinya tumpang tindih aktivitas dan dapat menghambat tercapainya suatu tujuan.
• Delegasi kekuasaan. Dengan adanya pembagian kerja tersebut yang jelas maka akan telihat pula garis komando dan delegasi kekuasaan (wewenang) dari masing-masing unit kerja.
• Rentang kekuasaan. Rentang kekuasaan merupakan penjabaran dari pendelegasian suatu kekuasaan. Parameter dan tolok ukur pun harus menjadi bagian dari rentang kekuasaan, sehingga tidak timbul diktatoris kekuasaan atau kesewenangan kekuasaan tersebut.
• Tingkat pengawasan. Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar atasan dengan sub (unit) bawahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut. Sehingga batasan apa yang menjadi hak dan kewajiban baik itu atasan maupun bawahan akan tercipta.
• Kesatuan perintah dan tanggung jawab. Dengan tergambarnya struktur organisasi yang jelas maka kesatuan perintah atau komando akan terlihat pula. Begitu juga dengan tanggung jawab dari orang yang memberikan delegasi (perintah) akan nampak.
• Koordinasi. Ini pun harus terlihat dengan jelas dalam penyusunan suatu organisasi. Koordinasi dari masing-masing divisi atau unit kerja akan tercipta. Dengan demikian tujuan suatu organisasi ini akan semakin  cepat tercapai.

SEBAB KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN ORGANISASI

Salah satu faktor penentu keberhasilan/kegagalan organisasi adalah faktor Sumber Daya Manusia (SDM). Keunggulan mutu bersaing suatu organisasi sangat ditentukan oleh mutu SDM-nya. Penanganan SDM harus dilakukan secara menyeluruh dalam kerangka sistem pengelolaan SDM yang bersifat strategis, integrated, interrelated dan unity. Organisasi sangat membutuhkan SDM yang kompeten, memiliki kompetensi tertentu yang dibutuhkan untuk menunjang keberhasilan pelaksanaan pekerjaannya.

http://www.slideshare.net/Wahyudinthea/definisi-dan-pengertian/download
http://belajarmanagement.wordpress.com/2010/02/25/prinsip-prinsip-organisasi/
http://ronawajah.wordpress.com/2007/05/13/manajemen-profesional http://www.ptpn3.co.id/ptb.pdf